這篇講一件小事：讓 AI 每週照一份清單跑例行工作，清單只增不減，要怎麼替它加一道固定的減法。
我自己是一個人用 AI 跑每週例行檢查。但你的小團隊如果有週會議程、月底結帳清單、或每週要巡的那幾張表，情況大概一樣。後面會依序講清單為什麼越來越長、我希望它變成什麼樣子，以及實際跑了一次的結果。
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清單越長，越沒人敢動
我自己撞到過三種情況。
第一種，同一個步驟，週報連續好幾週都寫「本週無」。步驟沒壞，只是沒東西可報。但每週還是要跑一遍，佔掉 AI 的時間，也佔掉我看報告的注意力。
第二種，規則跟執行頻率對不上。有一步的規則是「三個條件都符合，就在 24 到 48 小時內出手」，但整份清單一週才跑一次，結構上永遠來不及。偵測它的那條線，連續 9 個晚上沒有任何命中，我才發現它早就該關了。
第三種，同一份內容寫了兩遍。我每週另外存一份帶日期的檔案，裡面三段全在週報裡重抄過一次，我自己幾乎不讀它。
這三種都有同一個原因：想加一步很容易，每次加都有理由；想拿掉一步，沒有人負責。
希望的樣子：減法有固定入口
我想要的是讓「減」跟「加」一樣，有一個固定的時間點會被想起來。所以我在月例行裡加了一項減法檢視，規則很短：
- 翻過去四週的週報，每個步驟數它出現幾次「本週無」「零達標」「順延」。
- 連續三週空手，或連續三週順延，當場二選一：降頻，或廢除。直接改在清單上，不留到下次。
- 再問一題：這一步的產出，有沒有被別的文件重抄。空手和順延看得到，重抄看不到。
還有一條是我吃過虧才補的：一件事要移出清單，前提是它在別處有真的觸發機制。有自己的檔案不算，要有日期、排程或事件。
我曾經把一份定期寄出的電子報移出清單，理由是它有自己的專案檔、照自己的節奏走。六天後才發現，那個節奏從來沒被寫成日期，也沒有觸發條件。清單一拿掉，輪到它的那一期就沒有人點名。我把它移了回來。
第一次跑的結果
第一次跑這個檢視，沒有任何一整步連三週空手。但有一步的前半段，負責比對兩套 AI 工具的設定檔名差異，從第 39 週到第 41 週連三週零缺口，我把這半段從每週降成每月。
降頻之前，我回頭看了 8 月。五週裡它每週都撈得到東西，所以當時留在週頻是對的。後來這個比對改成腳本每週自動列出差異，人只在每月第一週裁決，其他週掃一眼有沒有新增項。
所以檢視的結果不一定是砍掉。這次是降頻，而且有數字可以回頭對。
就這樣。